Überblick

Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT-Services stellt das IT-Zentrum die Unterstützung für ältere Microsoft-Office-Dateiformate aus den 1990er Jahren ein. Betroffen sind die Formate:

• Word: .doc
• Excel: .xls
• PowerPoint: .ppt

Diese Formate werden perspektivisch vollständig durch die modernen, XML-basierten Office-Formate ersetzt:

• .docx
• .xlsx
• .pptx

Ziel der Umstellung ist es, Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit der IT-Services nachhaltig zu verbessern.

Gründe für die Umstellung Die Abkündigung der alten Dateiformate erfolgt aus mehreren Gründen:

• Sicherheit: Alte Formate unterstützen moderne Sicherheitsmechanismen nur eingeschränkt und stellen ein erhöhtes Risiko für Schadcode dar.
• Kompatibilität: Neue Office-Versionen und andere Anwendungen unterstützen die alten Formate nur noch eingeschränkt.
• Stabilität & Performance: Moderne Formate sind robuster, weniger fehleranfällig und besser für große oder komplexe Inhalte geeignet.
• Langfristige Unterstützung: Microsoft und andere Hersteller entwickeln ihre Produkte ausschließlich für die aktuellen Formate weiter.

Was bedeutet das für Anwenderinnen und Anwender?

• Dokumente in den alten Formaten .doc, .xls, .ppt werden künftig nicht mehr unterstützt.
• Neue Dokumente sind ausschließlich in den Formaten .docx, .xlsx, .pptx zu erstellen und zu speichern.
• Bestehende Dateien in alten Formaten sollen schrittweise in die neuen Formate überführt werden.

Wichtiger Hinweis Die Umwandlung darf nicht durch einfaches Umbenennen der Dateiendung erfolgen (z. B. von .ppt auf .pptx). Eine korrekte Konvertierung ist nur über „Öffnen“ und „Speichern unter“ in Microsoft Office möglich.

Zur Identifikation alter Office‑97‑Dateien kann der Windows‑Datei‑Explorer genutzt werden. Empfohlenes Vorgehen:

Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Datei‑Explorer.

Wechseln Sie im Ordner zu „Sortieren“. Sortieren oder gruppieren Sie die Dateien nach der Spalte „Typ“.

Alte Office‑97‑Dateien werden dabei eindeutig z. B. als

Microsoft Word 97–2003‑Dokument (.doc) Microsoft Excel 97–2003‑Arbeitsblatt (.xls) Microsoft PowerPoint 97–2003‑Präsentation (.ppt)

angezeigt und lassen sich so zuverlässig von modernen Formaten unterscheiden.

Die Suche ist zuverlässig und zeigt ausschließlich die alten Dateiformate an (keine .docx, .xlsx, .pptx).

Vorgehen in Microsoft Word / Excel / PowerPoint

1. Öffnen Sie die Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt).

2. Wählen Sie Datei → Speichern unter.

3. Wählen Sie als Dateityp:

• Word-Dokument (*.docx)
• ListenpunktExcel-Arbeitsmappe (*.xlsx)
• ListenpunktPowerPoint-Präsentation (*.pptx)

4. Speichern Sie die Datei. 5. Prüfen Sie das Dokument kurz auf korrekte Darstellung und Funktion. Wenn alles richtig funktioniert kann die Datei im alten Dateiformat gelöscht werden.

Empfohlen für: Einzelne oder selten genutzte Dokumente

Möglichkeit A: Microsoft Office (Öffnen & Speichern)

• Öffnen Sie mehrere Dateien nacheinander und speichern Sie diese jeweils im neuen Format.
• Geeignet für kleinere Dokumentensammlungen.

Möglichkeit B: Ordnerweise Umstellung (z. B. mit Datei-Explorer)

• Sortieren Sie Dateien nach Endung (.doc, .xls, .ppt).
• Bearbeiten Sie diese systematisch Ordner für Ordner.
• ListenpunktLegen Sie bei Bedarf eine Übergangsstruktur an (z. B. Unterordner „_alt“).

Empfohlen für: Arbeitsverzeichnisse, Projektordner

Word (.doc → .docx)

• Prüfen Sie Formatvorlagen, Kopf-/Fußzeilen und eingebettete Objekte.
• ListenpunktMakros werden nicht automatisch übernommen (siehe unten).

Excel (.xls → .xlsx)

• Prüfen Sie:
• Formeln
• Pivot-Tabellen
• Verknüpfungen zu anderen Dateien
• Dateien mit Makros müssen als .xlsm gespeichert werden.

PowerPoint (.ppt → .pptx)

• Prüfen Sie Animationen, Übergänge und eingebettete Medien.

Dateien mit Makros werden beim Speichern automatisch erkannt – Office weist in diesem Fall auf das erforderliche .docm / .xlsm / .pptm Format hin. Verwenden Sie stattdessen:

• .docm (Word mit Makros)
• .xlsm (Excel mit Makros)
• .pptm (PowerPoint mit Makros)

Bitte prüfen Sie Makrodateien besonders sorgfältig und halten Sie Rücksprache mit dem IT-Zentrum, falls Unsicherheiten bestehen.

1. Neue Dokumente ab sofort nur noch im neuen Format erstellen.

2. Regelmäßig genutzte Alt-Dokumente priorisiert umstellen.

3. Selten genutzte oder archivierte Dateien bei Bedarf konvertieren.

4. Nach erfolgreicher Umstellung alte Dateien ggf. archivieren oder löschen.

Sollte sich eine Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt) lokal nicht öffnen lassen, kann die Umwandlung über die jeweilige Office‑Online‑Anwendung erfolgen. Vorgehen:

Datei in OneDrive oder SharePoint ablegen. Datei über Microsoft Office Online öffnen: https://www.office.com Hinweis auf „älteres Dateiformat“ bestätigen. Datei → Kopie speichern (online oder lokal).

Die neu erstellte Kopie liegt anschließend automatisch im aktuellen Format (.docx, .xlsx, .pptx) vor.

Das IT-Zentrum unterstützt Sie unter Support der OTH Regensburg bei:

• Fragen zur Umstellung
• Problemen bei der Konvertierung
• Umgang mit komplexen oder makrohaltigen Dateien