HIS-QIS – Anleitung für Prüfer

HIS-QIS ist der Online-Zugang zur Studenten- und Prüfungs-Verwaltung HIS-GX mit Selbstbedienungs-Funktionen für Studierende und Lehrende. Diese Anleitung beschreibt die QIS-Benutzerschnittstelle für Prüfer.

Der QIS-Zugang ist erreichbar über: http://www.oth-regensburg.de/qis

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Benutzerkennung eingeben:

• Hochschul UID der Form abc12345
• aktuelles Passwort

Lehrbeauftragte erhalten zusammen mit Ihrem Vertrag eine OTH-Benutzerkennung, die den Zugang zu QIS und anderen im OTH-Netz angebotenen Diensten ermöglicht.

Listen angemeldeten Studenten und bereits verbuchten Noten.

Die Funktion „Notenansicht“ bietet zunächst die Auswahl der Listen für das aktuelle und zurückliegende Semester an

Bei Auswahl eines Semesters wird die Liste Ihrer Prüfungen für dieses Semester gezeigt. Mit der Auswahl einer Prüfung wird die Notenansicht für diese Prüfung dargestellt.

Über die Buttons am Ende der Liste besteht die Möglichkeit die Daten im csv- oder Excel-Format zu speichern Diese Dateien sind aber nicht für den Upload der Noten geeignet.

Verbuchung durch Excel/CSV-Upload oder HTML-Formulare

Notenverbuchung in mehreren Sitzungen

• Für die Notenverbuchung empfiehlt das Rechenzentrum den Mozilla Firefox Browser.
• Sie können Ihre Noten in mehreren, aufeinander folgenden Sitzungen verbuchen.
• Exportierte Excel-Dateien können auch in einer späteren Sitzung hochgeladen und dann gespeichert werden.
• Prüfergruppen haben gemeinsamen Zugriff auf die Notenliste ihres Fachs.
• QIS verweigert den Upload, wenn seit dem Download die Noten durch einen anderen Prüfer der Gruppe verändert wurden. Abhilfe: Verwenden Sie zum Upload eine aktuelle Excel-Datei.

End-Termin und Abschluss-Meldung

Der HIS-Semester-Abschluss kann erst dann durchgeführt werden, wenn alle Noten des Prüfungszeitraums erfasst sind. Wir bitten Sie daher dringend:

• Halten Sie den End-Termin für die Notenverbuchung ein.
• Geben Sie die Abschlussmeldung (einmalig) ab, sobald Sie alle Noten für den aktuellen Prüfungszeitraum verbucht haben.

Excel-Listen oder HTML-Formulare?

• Die Notenverbuchung über den Export/Import von Excel/CSV-Dateien ist für größere Listen meistens die besser geeignete Methode.
• Die Notenverbuchung über das HTML-Formular eignet sich eher für kleine Listen und Einzelnoten.

Speichern der Noten

• Noten werden durch direkte Eingabe oder per Upload in das HTML-Formular eingetragen.
• Vom HTML-Formular werden sie erst bei „Speichern“ in die HIS-Datenbank übernommen.
• Um Datenverlusten vorzubeugen, sollten Sie in kurzen Abständen den Formularinhalt speichern.
• Gespeicherte Noten können Sie nachträglich nicht mehr selbst ändern.

Kontrollieren Sie sie daher vor dem Speichern!

Die Funktion Notenverbuchung bietet zunächst die Auswahl der Listen für das aktuelle Semester an: Nach Auswahl einer Prüfung wird die gewählte Erfassungsmaske dargestellt

Bedeutung einiger Eingabefelder in der Erfassungsmaske:

• Bewertung:

Hier tragen Sie die Bewertung der Prüfungsleistungen (Noten) ein. Das Format, in dem Noten einzutragen sind wird durch den Kennbuchstaben in der Spalte BewArt angegeben.

• BewArt:

Durch Klick auf den Kenn-Buchstaben in dieser Spalte erhalten Sie Angaben zu dem für dieses Fach erlaubten Notenformat.

Dazu stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung

• Excel-Export: dient zum Download einer Excel-Datei zur offline-Erfassung von Noten
• Durchsuchen: Suchen einer Excel-Datei mit erfassten Noten auf Ihrer lokalen Platte
• Excel-Import:

Hochladen der mit „Durchsuchen“ gewählten Datei. Diese wird dabei nur in die HTML-Maske übernommen und noch nicht ins Prüfungsverwaltungssystem übernommen.

• Speichern:

Übernimmt die Formulardaten in die HIS-Datenbank. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Exportieren Sie eine Notenliste auf Ihren lokalen Rechner unter vorgeschlagenen Namen.
2. Tragen Sie die Noten in die Spalten „Bewertung“ ein.
3. Nehmen Sie keine anderen Veränderungen an der Datei vor!
4. Kontrollieren Sie Ihre Einträge
5. Laden Sie die Notenliste zurück in das HTML-Formular.
6. Übernehmen Sie mit dem Button „Speichern“ den Formularinhalt in die HIS-Datenbank.

Dazu stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung

• Eintragen von Noten in der Spalte Bewertung
• Speichern: Übernahme der eingetragenen Formulardaten in die HIS-Datenbank.

Gehen Sie so vor:

• Tragen Sie Ihre Prüfungsnoten in die Felder der Spalte Bewertung ein.
• Kontrollieren Sie die Einträge in das Formular und korrigieren Sie diese ggf.
• Übernehmen Sie mit dem Button „Speichern“ den Formularinhalt in die HIS-Datenbank.

Eine erfolgreiche Verbuchung sollte wie folgt aussehen:

Sie können die Seite verlassen über die folgenden Buttons:

• Startseite

Geht zur QIS-Funktionsübersicht zurück (1. Seite nach dem QIS-Login)

• Auswahlseite

Geht auf die Prüfungsauswah-Seite zurück

Durch Klick auf den Kenn-Buchstaben in der Spalte „BewArt“ erhalten Sie auf der Seite Notenausprägungen eine Erklärung zum Format der Bewertung für das jeweilige Fach. Ein Beispiel zeigt der folgende Screenshot: Beispiele typischer Bewertungsarten:

Die Online-Verbuchung ist nur für Studierende möglich, die zur Prüfung angemeldet und zugelassen sind. Sonderfälle können Sie mit einem HTML oder PDF-Formular erfassen. Für das PDF-Formular benötigen dazu eine aktuelle Version des „Adobe Reader“. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Formular im Browser
2. Füllen Sie es im Browser aus.
3. Drucken Sie es vom Browser aus.
4. Schicken Sie es unterschrieben an die Abteilung Studium.

Wenn Sie mit einer Acrobat-Vollversion arbeiten, können Sie das Formular mit Inhalt auch speichern. Mit dem kostenlosen Adobe Reader ist das nicht möglich.

Abschluss der Erfassung für den aktuellen Prüfungszeitraum

Mit dieser Funktion können Sie Firmen suchen, die Praktikantenplätze für Ihren Studiengang anbieten. Eingaben in die Suchfelder

• Anzahl der Suchkriterien

Mindestens ein Suchkriterium ist anzugeben entweder über die Auswahl-Funktionen oder indem Sie es direkt in das Feld schreiben.

• Eingabe direkt in das Feld:

Die Suche nach Postleitzahl mit „3“ wird alle Stellen deren Postleitzahl mit 3 beginnt ergeben. Geben Sie 93 ein, werden Stellen mit Postleitzahlen von 93000 bis 93999 gesucht.

Als PK-Vorsitzende/r eines Studiengangs haben Sie zwei zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Der Menüpunkt Leistungsübersicht ermöglicht den Zugriff auf die Prüfungsdaten eines/r einzelnen Studenten/in. Sie können nur die Studierenden des Studiengangs auswählen, wofür Sie das Amt des PK-Vorsitzenden haben.

Diese Funktion entspricht der Funktion der Notansicht. Der Zugriff beschränkt sich jedoch nicht auf Ihre Prüfungen sondern erstreckt sich auf den gesamten Studiengang, wofür Sie das Amt des PK-Vorsitzenden haben.