Artikel 25.02.2025

Microsoft Exchange Online ist das Emailsystem der OTH Regensburg. Microsoft Exchange Online ist ein cloudbasierter Email-Dienst, der E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben bereitstellt. Die Hochschulmitglieder können mit Hilfe von Apps wie z.B. Outlook oder über einen Browser wie z.B. Edge eine Verbindung mit Exchange Online herstellen, um auf ihre E-Mails und Zusammenarbeitsfunktionen wie freigegebene Postfächer oder freigegebene Kalender zuzugreifen.

Den Hochschulmitgliedern werden mehrere Varianten angeboten, um eine Verbindung zu Exchange Online aufzubauen.

• Allgemeine Infos

Standardmäßiger Zugriff auf persönliche Mailboxen und Funktionpostfächer:

• E-Mail Konto (und Funktionspostfächer) in Web Browser öffnen
• E-Mail Konto und Funktionspostfach in Microsoft Outlook 365 (classic) hinzufügen (Windows)

Für die folgenden Apps besteht kein regulärer Support durch das IT-Zentrum:

Computer:

• E-Mail Konto und Funktionspostfach in Microsoft Outlook (new) hinzufügen
• E-Mail Konto und Funktionspostfach in Microsoft Outlook für MacOS hinzufügen
• E-Mail Konto in nativer MacOS Mail App hinzufügen
• E-Mail Konto in Thunderbird hinzufügen
• E-Mail Konto in Thunderbird hinzufügen - Funktionspostfach
• E-Mail Konto in Gnome Evolution hinzufügen

Handy:

• E-Mail Konto in Outlook für Android/IOS App
• E-Mail Konto in nativer iOS Mail App hinzufügen
• E-Mail Konto in Samsung Mail App hinzufügen
• E-Mail Konto in Gmail hinzufügen

Sonstiges:

• Microsoft Authenticator Passkey
• E-Mail Weiterleitung deaktivieren
• Passwortänderung
• Funktionspostfach löschen
• Outlook Profil erneuern

Die genannten Apps sind für den Zugriff auf Exchange Online für alle Hochschulmitglieder freigegeben. Grundsätzlich muss jede App (=Email-Client) für eine Verbindung zu Exchange Online durch das IT-Zentrum registriert und freigegeben werden.

• Weiterleitung Fehlermeldung - Automatische Weiterleitungen an externe Email-Systeme (wie z.B. GMX) sind für Mitarbeitende (Wissenschaftliches und wissenschaftsunterstützendes Personal) nicht erlaubt und auch technisch unterbunden. Für Studierende ist die Weiterleitung möglich. Bei Fehlermeldungen bitte Posteingangsregeln überprüfen - E-Mail Weiterleitung deaktivieren
• Funktionspostfächer: Suche bei nicht migrierten Funktionspostfächer funktioniert nicht wie es sein soll. Es hilft aber Sie nach einer Nachricht suchen und den Text „Lassen Sie uns stattdessen auf Ihrem Computer nachsehen.“ anklicken. Sobald Funktionspostfächer migriert sind, funktionieret auch die Suche normal.
• Funktionspostfächer: Treten nach der Migration Probleme mit ihren Funktionspostfächern auf (z.B. kein Email Versand möglich), müssen auch Funktionspostfächer als eigene Postfächer in die Email-Clients wie Outlook eingebunden werden, damit auch Genehmigungen, Mailfluß usw. weiterhin funktionieren.. Funktionspostfach neu einbinden
• Quota: Migration von Postfächern mit erhöhter Quota in Exchange onPrem (heutiges Email-System): Diese Postfächer werden ebenfalls migriert und erhalten temporär auch in Exchange Online eine erhöhte Quota. Parallel wird an der Einführung eines Archiv für Emails gearbeitet. Anschließend wird angestrebt, die Quota zu vereinheitlichen.
• Freigegebene Kalender und Räume: Nach der Migration kann es sein, dass temporär der Zugriff auf freigegebene Kalender oder Räume (beides als Ressourcen bezeichnet) eingeschränkt oder nicht verfügbar ist. Dies kann passieren, wenn sich die Ressourcen in den unterschiedlichen Systemen, heutiges Exchange und Exchange Online befinden. Es handelt sich hierbei maximal um eine temporäre Einschränkung, die nach der Migration aller Mailboxen und Ressourcen behoben ist.
• Zertifikate für mobile Outlook App für iOS und Android funktionieren aktuell nicht.
• Funktionspostfächer können nach der Migration nicht in Apple Mail eingebunden werden: Als Alternative wird die Outlook App for iOS empfohlen. Diese App ist für den Einsatz der persönlichen Mailboxen und Funktionspostfächer getestet und auch vom IT-Zentrum supportet.
• Verteiler derzeit nur an @exmail.hs-regensburg.de. @oth-regensburg.de oder ähnliches wird nicht funktionieren. Postfach muss auch nochmals eingebunden werden.,
• Auf nicht migrierten Funktionspostfach über Browser zugreiffen Geben Sie in Browser Link in Format https://exchange.oth-regensburg.de/owa/EFK@oth-regensburg.de ein und auhtentifizieren Sie sich mit Ihrer Kennung und Ihrem Passwort.
• Mail nicht auffindbar im Outlook - unter Ansicht → „Posteingang mit Relevanz anzeigen“ umschalten.
• Zertifikat im GAL veröffentlichen - geht wenn alle anderen Postfacher aus dem Outlook entfernt sind.
• Automatische Antwort Funktionspostfach - Mehrere haben automatisches hinzufügen von Funktionspostfach eingerichtet. Automatische Antwort könnt Ihr dann nur in Outlook Web einrichten, indem Ihr das Funktionspostfach Konto öffnet