Artikel 25.02.2025

Microsoft Exchange Online ist das Emailsystem der OTH Regensburg. Microsoft Exchange Online ist ein cloudbasierter Email-Dienst, der E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben bereitstellt. Die Hochschulmitglieder können mit Hilfe von Apps wie z.B. Outlook oder über einen Browser wie z.B. Edge eine Verbindung mit Exchange Online herstellen, um auf ihre E-Mails und Zusammenarbeitsfunktionen wie freigegebene Postfächer oder freigegebene Kalender zuzugreifen.

Den Hochschulmitgliedern werden mehrere Varianten angeboten, um eine Verbindung zu Exchange Online aufzubauen.

• Allgemeine Infos

Standardmäßiger Zugriff auf persönliche Mailboxen und Funktionpostfächer:

• Outlook in Web Browser
• Microsoft Outlook 365 - Standard Anwendung an der OTH Regensburg
• Outlook für Android App - Standard Android Anwendung

Für die folgenden Apps besteht kein regulärer Support durch das IT-Zentrum:

• Exchange mit Apple MacOS
• Exchange mit iOS
• Exchange mit Gmail
• Exchange mit Gnome Evolution
• Exchange mit Thunderbird
• Exchange mit Samsung Mail App

Sonstiges:

• Microsoft Authenticator Passkey

Die genannten Apps sind für den Zugriff auf Exchange Online für alle Hochschulmitglieder freigegeben. Grundsätzlich muss jede App (=Email-Client) für eine Verbindung zu Exchange Online durch das IT-Zentrum registriert und freigegeben werden.

Die Postfächer der Hochschulmitglieder werden in der vorlesungsfreien Zeit bis zum Beginn des Sommersemesters 2025 migriert. Die Migration erfolgt pro Abteilung und Fakultät. Die Hochschulmitglieder werden ein paar Tage vor der Migration ihrer Mailboxen per Email informiert.

• Funktionspostfächer: Generell sollte man neue Funktionspostfächer nach der Migration neu einbinden. Damit auch Genehmigungen, Mailfluß usw. weiterhin funktioniert.
• Funktionspostfächer: Suche bei nicht migrierten Funktionspostfächer funktioniert nicht wie es sein soll. Es hilft aber Sie nach einer Nachricht suchen und den Text „Lassen Sie uns stattdessen auf Ihrem Computer nachsehen.“ anklicken. Sobald Funktionspostfächer migriert sind, funktionieret auch die Suche normal.
• Funktionspostfächer: Treten nach der Migration Probleme mit ihren Funktionspostfächern auf (z.B. kein Email Versand möglich), müssen auch Funktionspostfächer als eigene Postfächer in die Email-Clients wie Outlook eingebunden werden Funktionspostfach neu einbinden
• Quota: Migration von Postfächern mit erhöhter Quota in Exchange onPrem (heutiges Email-System): Diese Postfächer werden ebenfalls migriert und erhalten temporär auch in Exchange Online eine erhöhte Quota. Parallel wird an der Einführung eines Archiv für Emails gearbeitet. Anschließend wird angestrebt, die Quota zu vereinheitlichen.
• Freigegebene Kalender und Räume: Nach der Migration kann es sein, dass temporär der Zugriff auf freigegebene Kalender oder Räume (beides als Ressourcen bezeichnet) eingeschränkt oder nicht verfügbar ist. Dies kann passieren, wenn sich die Ressourcen in den unterschiedlichen Systemen, heutiges Exchange und Exchange Online befinden. Es handelt sich hierbei maximal um eine temporäre Einschränkung, die nach der Migration aller Mailboxen und Ressourcen behoben ist.
• Zertifikate für mobile Outlook App für iOS und Android funktionieren aktuell nicht. Offenbar ein App-seitiges Problem.
• Funktionspostfächer können nach der Migration nicht in Apple Mail eingebunden werden: Als Alternative wird die Outlook App for iOS empfohlen. Diese App ist für den Einsatz der persönlichen Mailboxen und Funktionspostfächer getestet und auch vom IT-Zentrum supportet.