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-====== Einstellung der Unterstützung für ältere Office-Dateiformate (.doc, .xls, .ppt) ======+====== Willkommen zum Supportwiki der OTH Regensburg ======
  
-**Überblick** 
  
-Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT-Services stellt das IT-Zentrum die Unterstützung für ältere Microsoft-Office-Dateiformate aus den 1990er Jahren ein. Betroffen sind die Formate: +Diese Wiki enthält Dokumentationen rund um die IT-Dienste der [[https://www.oth-regensburg.de | OTH Regensburg]]. Mitwirken können aktuell Mitarbeitende des IT-Zentrums und Workgroupmanager der OTH Regensburg. 
-  * Word: .doc +
-  * Excel: .xls +
-  * PowerPoint: .ppt +
-Diese Formate werden perspektivisch vollständig durch die modernen, XML-basierten Office-Formate ersetzt: +
-  * .docx +
-  * .xlsx +
-  * .pptx +
-Ziel der Umstellung ist es, Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit der IT-Services nachhaltig zu verbessern. +
-====== Gründe für die Umstellung ======+
  
-Die Abkündigung der alten Dateiformate erfolgt aus mehreren Gründen: 
-  * Sicherheit: Alte Formate unterstützen moderne Sicherheitsmechanismen nur eingeschränkt und stellen ein erhöhtes Risiko für Schadcode dar. 
-  * Kompatibilität: Neue Office-Versionen und andere Anwendungen unterstützen die alten Formate nur noch eingeschränkt. 
-  * Stabilität & Performance: Moderne Formate sind robuster, weniger fehleranfällig und besser für große oder komplexe Inhalte geeignet. 
-  * Langfristige Unterstützung: Microsoft und andere Hersteller entwickeln ihre Produkte ausschließlich für die aktuellen Formate weiter. 
  
-Was bedeutet das für Anwenderinnen und Anwender? 
-  * Dokumente in den alten Formaten .doc, .xls, .ppt werden künftig nicht mehr unterstützt. 
-  * Neue Dokumente sind ausschließlich in den Formaten .docx, .xlsx, .pptx zu erstellen und zu speichern. 
-  * Bestehende Dateien in alten Formaten sollen schrittweise in die neuen Formate überführt werden. 
-Wichtiger Hinweis 
-Die Umwandlung darf nicht durch einfaches Umbenennen der Dateiendung erfolgen 
-(z. B. von .ppt auf .pptx). 
-Eine korrekte Konvertierung ist nur über „Öffnen“ und „Speichern unter“ in Microsoft Office oder der Verwendung des Skripts möglich. 
  
-====== Alte Office Dateien gezielt finden ====== 
  
-Zuerst klären: **Wie viele** Dateien, **welche** Formate, **wo** liegen sie? 
  
-Mehrere Wege: 
  
-  * **Powershell-Skript** (`Office97-Scanner.ps1`) – erzeugt eine CSV mit Pfad, echtem internen Format, Größe und letztem Änderungsdatum. Braucht kein Office, läuft daher auch trotz Intune/Dateiblock. +====== Aktuelles ======
-  * **Windows Explorer** mit Anzeige nach Dateityp (nicht ganz so zuverlässig um alle Dateien zu finden)+
  
-<note important> Nur **Nutzerdaten** scannen (Dokumente, Downloads, Desktop, Netzlaufwerke/Shares, ...). 
-System- und Programmordner (`C:\Windows`, `Program Files`, `ProgramData`, `AppData`) bleiben außen vor – die enthalten programmverwaltete Dateien, die nicht angefasst werden dürfen. </note> 
  
-Anhängig von dem Umfang der gefundenen Dateien sind unterschiedliche Wege für die Konvertierung sinnvoll. 
  
-===== Beispiel: Powershell-Skript ===== +----
-Diesem Skript kann ein Suchpfad übergeben werden und der Pfad wird __rekursiv__ durchsucht und alle Ergebnisse werden in einer CSV-Datei gespeichert.  +
-Dieses Skript kann auf allen Geräten ausgeführt werden und soll in einem ersten Schritt nur eine Übersicht über betroffene Dateien liefern, in diesem Schritt werden keine Dateien konvertiert.+
  
-  * Das Skript kann auf jedem Windows PC/Laptop ausgeführt werden 
-  * Erfordert keine Adminrechte 
-  * Kann auch von Professoren und Mitarbeitern genutzt werden 
  
-Das Skript kann hier heruntergeladen werden: [[https://filegw.hs-regensburg.de/webdav/Software/AustauschSoftware/supportwiki/Umwandlung_alte_Office_Formate/Skript_Konvertierung/Office97_Tools.zip|Office_Scanner_und_Konvertierung]]+Hier finden Sie Informationen zur Software, zur Anmeldung und Zugang zum öffentlichen Support-Teams. 
 +====== Unsere Dienste: ====== 
 +~~NOTOC~~
  
-<note important>Der Download über den Browser ist nur nach Anmeldung mit Ihrer Hochschulkennung (z. B. abc12345@hs-regensburg.de) möglich.. Sollte beim Download ein Problem auftreten empfiehlt sich ein anderer Browser oder ein privates Browserfenster für den Download</note>+=== Allgemeines  === 
 +{{ :playground:system-help-2.ico?40}}  
  
-==== Schritt 1.1: Skript runterladen ====+  * [[public:infostand|Der Infostand]] 
 +  * [[public:rz_account|Mein OTH Account]] 
 +  * [[public:rz_account|Kennwort Änderung]] 
 +  * [[public:drucken:portal|Drucken]] 
 +  * [[public:cip:portal|CIP Pools]] 
 +  * [[public:webuntis:portal|WebUntis]]
  
-Datei entpacken und z.B. auf den Desktop in einen (temporären) Ordner kopieren:+----
  
-{{:public:sonstiges:office97_01_scan.png?400|}}+=== Multi-Faktor-Authentifizierung  === 
 +{{ :playground:key_icon.png?40}}  
  
-Das Skript erstellt beim Ausführen eine CSV-Datei im selben Verzeichnis, in dem auch das Skript liegt.+  * [[public:mfa:anleitung_für_die_anleitung|START HERE]] 
 +  * [[public:mfa:basics|Erklärung der Grundlagen]] 
 +  * [[public:mfa:microsoft_authenticator|Microsoft Authenticator als weiteren Faktor anlegen]] 
 +  * [[public:mfa:yubikey|Sicherheitsschlüssel (Yubikey) als weiteren Faktor anlegen]] 
 +  * [[public:mfa:telefon|Telefonnummer als weiteren Faktor anlegen]] 
 +  * {{:public:mfa:anleitung_windows_hello_einrichtung.pdf|Windows Hello Einrichtung}}
  
-==== Schritt 1.2: Skript ausführen ====+  * [[public:mfa:faq|FAQ]]
  
-  * Terminal öffnen und in das Verzeichnis des Skripts wechseln (oder im Ordner direkt über das Kontextmenü "In Terminal öffnen" +  * [[rz:edumfa:anleitung|Anleitung zur Nutzung von EduMFA]] 
-  * Skript im Terminal mit beliebigem Suchpfad ausführen (z.B. "C:\Users\abc12345\")+  * [[wgm:eduVPN|Nutzung des eduVPN]]
  
-<code> +----
-.\Office97_Scanner.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents\" +
-</code>+
  
-{{:public:sonstiges:office97_02_scan.png?400|}}+=== Netzdienste === 
 +{{ :public:apps-network-wireless-icon.png?40}}
  
-  * Im Terminal wird bereits eine erste Zusammenfassung der Dateien angezeigt:+  * [[public:netz:VPN-forticlient|VPN]]  
 +  * [[public:wlan:portal:Uebersicht|WLAN]]  
 +  * [[public:netz:portal|Übersicht OTH-Netzdienste]] 
  
-{{:public:sonstiges:office97_03_scan.png?400|}}+----
  
-==== Schritt 1.3: Bericht anzeigen ====+=== Speicherdienste === 
 +{{ :public:documents-icon.png?40}}
  
-Generierte CSV-Datei öffnen+  * [[public:lwdoc:portal|Dateidienste: Verbindung mit Laufwerken]] 
 +  * [[public:lwdoc:portal|Cloud-Lösung Sync & Share]] 
 +  * [[public:lwdoc:portal|GigaMove]]
  
-{{:public:sonstiges:office97_04_scan.png?400|}}+---- 
 +=== Software === 
 +  * [[public:software:office365|Office365]] 
 +  * [[public:adobe|Adobe Creative Cloud]]
  
-Der Bericht liefert eine Übersicht darüber, wie viele veraltete Dateien im Suchpfad gefunden wurden, wo sie liegen, welches interne Format sie nutzen und wann sie zuletzt verändert wurden.+---- 
 +=== Betriebssysteme ===  
 +  * [[public:Windows 11:portal|Windows 11]]
  
-Nach Durchsicht der Daten sollten diese konvertiert, archiviert oder gelöscht werden.+---- 
 +=== E-Mail === 
 +{{ :public:at-icon.png?40}}
  
-Sollten Sie kein Skript verwenden wollen kann im Datei Explorer ebenfalls nach den Dateien gesucht werden.+  * **[[public:email:exchangeonline:ExchangeOnline | Exchange Online (outlook.office.com)]]** 
 +  * [[public:anleitung_benutzer|Anleitungen von Benutzern für Benutzer]] 
 +  * [[public:email:mailman:usage | Verwendung von Mailinglisten]] 
 +  * [[public:email:exchange:general | Verbindungsparameter Mailserver ]]
  
-Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Datei‑Explorer.+-----
  
 +=== Weitere Dienste des IT-Zentrums ===
 +{{ :public:apps-network-wireless-icon.png?40}}
  
-{{:public:sonstiges:gruppieren_datei_nach_typ.png?400|}}+  * [[public:netz:Homepage|Homepage-Server für private Webseiten]] 
 +  * [[public:netz:mirror|Linux-Paketmirror für Linux und TeX]] 
 +  * [[public:netz:gitlab|Gitlab Versionsverwaltung und Projektmanagement]] 
 +  * [[public:netz:XMPP|XMPP/Jabber Chatserver]] 
 +  * [[public:netz:BayernCollab – Kollaborationsplattform für bayerische Hochschulen|BayernCollab]]
  
-Wechseln Sie im Ordner zu „Sortieren“. 
-Sortieren oder gruppieren Sie die Dateien nach der Spalte „Typ“. 
  
-Alte Office‑Dateien werden dabei eindeutig z. B. als+----
  
-Microsoft Word 97–2003‑Dokument (.doc) +=== Sonstiges === 
-Microsoft Excel 97–2003‑Arbeitsblatt (.xls) +{{ :playground:view-pim-notes.ico?40}}
-Microsoft PowerPoint 97–2003‑Präsentation (.ppt)+
  
-angezeigt und lassen sich so zuverlässig von modernen Formaten unterscheiden.+  * [[public:adobe_connect|Adobe Connect]] 
 +  * [[public:sap|SAP]] 
 +  * [[public:sonstiges:validierer|Validierer]] 
 +  * [[public:terminplaner|Terminplaner Tool]] 
 +  * [[public:azure:portal|Microsoft Azure Dienste (Microsoft 365, Windows Virtual Desktop)]] 
 +  * [[public:StudSoftware|Softwareempfehlungen von Studierenden für Studierende]] 
 +  * [[staff:office97dateien|Frühere Microsoft‑Office‑Dateiformate (.doc, .xls, .ppt) in neue Dateiformate umwandeln]]
  
-{{:public:sonstiges:uebersicht_datei_files_sortiert.png?400|}} 
  
-====== Einzelne Dateien manuell konvertieren ====== 
-Vorgehen in Microsoft Word / Excel / PowerPoint 
  
-1. Öffnen Sie die Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt). +----
- +
-{{:public:sonstiges:dastei_finden.png?400|}} +
- +
- +
-{{:public:sonstiges:datei_klicken.png?400|}} +
- +
-2. Wählen Sie Datei → Speichern unter. +
- +
-{{:public:sonstiges:speichern_unter.png?400|}} +
- +
-3. Wählen Sie als Dateityp: +
-  * Word-Dokument (*.docx) +
-  * Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx) +
-  * PowerPoint-Präsentation (*.pptx) +
- +
-{{:public:sonstiges:dateiformat_waehlen.png?400|}} +
- +
- +
-4. Speichern Sie die Datei. +
- +
-5. Prüfen Sie das Dokument kurz auf korrekte Darstellung und Funktion. Wenn alles richtig funktioniert kann die Datei im alten Dateiformat gelöscht werden. +
- +
-{{:public:sonstiges:pruefen_der_datei.png?400|}} +
- +
-Empfohlen für: Einzelne oder selten genutzte Dokumente +
- +
-====== Mehrere Dateien gesammelt konvertieren (inklusive Unterverzeichnisse) ====== +
-Sollen mehrere Dateien auf einmal konvertiert werden, insbesondere wenn diese über viele Ordner und Unterordner verteilt liegen, bietet es sich an hierfür das folgende Powershell-Skript zu verwenden. +
- +
-Download: [[https://filegw.hs-regensburg.de/webdav/Software/AustauschSoftware/supportwiki/Umwandlung_alte_Office_Formate/Skript_Konvertierung/Office97_Tools.zip|Office_Scanner_und_Konvertierung]] +
- +
-  * Konvertiert alte Office-Formate (''.xls'', ''.doc'', ''.ppt'') in die neuen Formate (''.xlsx'', ''.docx'', ''.pptx'') per COM-Automatisierung.  +
-  * Voraussetzung: lokal installiertes Office (Excel, Word, PowerPoint). +
-  * kein LibreOffice erforderlich +
-  * Der Quellordner wird **rekursiv** durchsucht (inkl. aller Unterordner). Logs und Backup landen im **Ordner des Skripts** (nicht im Quellordner). +
-  * Von konvertierten Dateien wird erst ein Backup erstellt +
- +
-**Voraussetzung / Einschränkungen** +
- +
-Das Skript funktioniert nur auf SCCM-Geräten, nicht auf reinen Intune-Geräten (strengere Richtlinien). +
-Sollte es Intune-Geräte geben, auf denen sehr viele veraltete Dateien sind, müssten die Daten erst auf ein SCCM-PC kopiert und konvertiert werden und anschließend wieder auf den ursprünglichen PC kopiert werden. +
- +
-**Ablauf der automatisierten Konvertierung** +
- +
-  - **Scan:** Alle Dateien werden geöffnet, geprüft und klassifiziert. Am Ende erscheint eine Übersicht mit Zählern. +
-  - **Bestätigung:** Abfrage ''(j/n)''. Erst bei ''j'' startet die Konvertierung. Bei allem anderen wird **nichts** verändert. +
- +
-Pro erfolgreich konvertierter Datei: +
-  - **Backup:** Original wird nach ''Backup_Originale\'' kopiert – die Ordnerstruktur des Quellordners wird dabei **gespiegelt** (keine Namenskollisionen). +
-  - **Konvertierung:** Neue Datei wird **am selben Ort** wie das Original abgelegt (gleicher Ordner, neue Endung). +
-  - **Löschen:** Original wird **nur dann** gelöscht, wenn Backup *und* neue Datei nachweislich existieren. +
- +
- +
-  Quellordner\Unterordner\datei.xls +
-     ├─ Kopie  -> Backup_Originale\Unterordner\datei.xls +
-     ├─ Neu    -> Quellordner\Unterordner\datei.xlsx +
-     └─ Original wird danach gelöscht +
- +
-Nicht konvertierbare Dateien werden unverändert übersprungen und in ein Protokoll gespeichert. +
- +
-**Klassifizierung** +
- +
-Nicht alle Dateien werden mit diesem Skript konvertiert.  +
-Insbesondere sehr alte Dateien (internes Dateiformat BIFF2/3/4, Excel 2.0 - 4.0) sowie passwort-geschützte Dateien können nicht automatisiert konvertiert werden. +
-Dateien mit Makros werden übersprungen - hier empfiehlt sich eine manuelle Konvertierung mit Überprüfung der Funktionalität (''.xls'' -> ''.xlsm''). +
- +
-^ **Kategorie** ^ **Verhalten** ^ **Log** ^ +
-| Konvertierbar (OLE2, 97-2003 oder 95) | wird konvertiert | ''konvertierung.log'' | +
-| Enthält Makros | übersprungen | ''makro_dateien.log'' | +
-| Passwortgeschützt | übersprungen | ''passwortgeschuetzt.log'' | +
-| Durch Dateiblock blockiert (BIFF2/3/4) | übersprungen | ''blockiert_dateiblock.log'' | +
-| Sonstiger Scan-Fehler | übersprungen | ''konvertierung.log'' | +
- +
-Zu jeder Kategorie wird eine separate .log-Datei erstellt, in der alle Dateien protokolliert werden. +
-Übersprungene Dateien werden **nicht angefasst** – sie bleiben unverändert liegen und stehen zur individuellen Prüfung in der jeweiligen .log-Datei. +
-Diese Dateien sollten anschließend manuell konvertiert, archiviert oder gelöscht werden. +
- +
-==== Beispiel ==== +
- +
-=== Sicherheits-Checkliste vor dem Lauf === +
- +
-  * Nur Nutzerdaten-Pfade gewählt (keine System-/Programmordner) +
-  * Backup-Speicherort hat genug Platz (entspricht dem Speicherpfad des Skripts) +
-  * Testlauf auf einem kleinen Ordner gemacht +
-  * Scan-Übersicht geprüft, bevor mit „j" bestätigt wird +
- +
-=== Schritt 2.1 === +
- +
-  - Konvertierungs-Skript runterladen und wie das Scan-Skript z.B. in einem Ordner auf dem Desktop speichern (hier landet auch ein Backup). +
-  - Terminal öffnen und in das Verzeichnis des Skripts wechseln +
-  - Skript wie folgt ausführen: ''.\Skript.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents\"'' +
- +
-{{:public:sonstiges:office97_convert_01.png?400|}} +
- +
-=== Schritt 2.2 === +
- +
-  * Das Skript scannt im ersten Schritt alle Dateien und führt die Klassifizierung durch und zeigt eine Zusammenfassung im Terminal an +
-  * Nach Prüfung der Zusammenfassung kann entschieden werden, ob die Dateien konvertiert werden sollen oder nicht +
- +
-{{:public:sonstiges:office97_convert_02.png?400|}} +
- +
- +
-=== Schritt 2.3 === +
- +
-Mit Eingabe von ''j'' im Terminal beginnt die Konvertierung. +
-Abhängig vom Umfang und der Größe der Dateien kann dies etwas dauern, es wird jedoch im Terminal der Fortschritt angezeigt. +
- +
-Nach Abschluss der Konvertierung wird im Terminal erneut eine Zusammenfassung und die Pfade der einzelnen Protokolle angezeigt. +
- +
-{{:public:sonstiges:office97_convert_03.png?400|}} +
- +
-=== Schritt 2.4 === +
- +
- +
-Protokoll-Dateien überprüfen und die Dateien manuell behandeln. +
- +
-Ordner ''\Backup_Originale\'' vorübergehend behalten, falls bei Konvertierungen Fehler aufgetreten sind. +
-Falls bei den konvertierten Dateien keine Fehler (Formatierung, Formeln, ...) aufgetreten sind kann der Ordner gelöscht oder archiviert werden. +
- +
- +
-====== Besondere Hinweise je Anwendung ====== +
-Word (.doc → .docx) +
-  * Prüfen Sie Formatvorlagen, Kopf-/Fußzeilen und eingebettete Objekte. +
-  * Makros werden nicht automatisch übernommen (siehe unten). +
-Excel (.xls → .xlsx) +
-  * Prüfen Sie: +
-  * Formeln +
-  * Pivot-Tabellen +
-  * Verknüpfungen zu anderen Dateien +
-  * Dateien mit Makros müssen als .xlsm gespeichert werden. +
-PowerPoint (.ppt → .pptx) +
-  * Prüfen Sie Animationen, Übergänge und eingebettete Medien. +
- +
- +
-====== Umgang mit Makros ====== +
-Dateien mit Makros werden beim Speichern automatisch erkannt – Office weist in diesem Fall auf das erforderliche .docm / .xlsm / .pptm Format hin. +
-Verwenden Sie stattdessen: +
-  * .docm (Word mit Makros) +
-  * .xlsm (Excel mit Makros) +
-  * .pptm (PowerPoint mit Makros) +
-Bitte prüfen Sie Makrodateien besonders sorgfältig und halten Sie Rücksprache mit dem IT-Zentrum, falls Unsicherheiten bestehen. +
- +
-====== Konvertierung über Office Online (Alternative) ====== +
- +
-Sollte sich eine Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt) lokal nicht öffnen lassen, kann die Umwandlung über die jeweilige Office‑Online‑Anwendung erfolgen. +
-Vorgehen: +
- +
-Datei in OneDrive oder SharePoint ablegen. +
-Datei über Microsoft Office Online öffnen: +
-https://www.office.com +
-Hinweis auf „älteres Dateiformat“ bestätigen. +
-Datei → Kopie speichern (online oder lokal). +
- +
-Die neu erstellte Kopie liegt anschließend automatisch im aktuellen Format (.docx, .xlsx, .pptx) vor. +
- +
-====== Unterstützung und Support ====== +
-Das IT-Zentrum unterstützt Sie unter //[[support@oth-regensburg.de|Support der OTH Regensburg]]// bei: +
-  * Fragen zur Umstellung +
-  * Problemen bei der Konvertierung +
-  * Umgang mit komplexen oder makrohaltigen Dateien+
  
 +====== Weitere Wiki-Portale (mit Zugriffsbeschränkung) ======
 +  * [[staff:portal|Mitarbeitende]]
 +  * [[wgm:portal|WGM]] (Für Workgroupmanager)
 +  * [[rz:portal|ITZ]] (Für ITZ Mitarbeiter)
 +  * [[infostand:portal|Infostand]] (Für Infostand)
 +  * [[tb:portal|Gebäude und Technik]] (Für TB Mitarbeiter)
 +  * [[stdplaner:portal|Stundenplaner]] (Für Stundenplaner)
 +  * [[rcbe-rchst:portal|Research Center of Health Science and Technology]]